Mitä opin johtamisesta poikkeusaikana?

Torstaina 12. maaliskuuta SYL:n toimistolla oli käynnissä sosiaalipolitiikan ja viestinnän sektoritapaamiset. Silloin koronapandemian vakavuus alkoi iskeä tajuntaan Suomessakin. Osa sektoritapaamisten osallistujista palasi kotikaupunkeihinsa jo seuraavana aamuna. Minullakin oli tuona perjantaina matkalaukku mukana toimistolla, koska olin lähdössä Kuopioon Itä-Suomen yliopiston ylioppilaskunnan vuosijuhlille. Vielä samana iltapäivänä tapahtuma peruuntui. Suuntasimme perjantaina työpäivän jälkeen aftereille sulattelemaan uutisia ja totesimme, että nämä saattaisivat olla viimeiset oluet baarissa vähään aikaan. Se piti paikkansa.

Korona toi tullessaan kaksi uutta kokonaisuutta, johon tarvittiin johdon tukea: toisaalta työntekijöiden ja hallituslaisten tukeminen etätyössä oli kriittistä, mutta myös kriisin hallinta ja kriisiviestintä koronan vaikutuksista opiskelijoihin nousivat asialistalle. Siirryimme SYL:n toimiston väen kanssa heti maaliskuun puolessa välissä etätyöhön, ja samaan aikaan huolestuneet opiskelijat kaipasivat edunvalvojiaan.

Kaksi ensimmäistä viikkoa etätyöskentelyä olivat jokseenkin kaoottiset. Pääsihteerinä tajusin välittömästi, että ihmisten jaksamisesta pitää huolehtia. Tietoa oli tarjolla rajatusti, mutta kysymyksiä ja kysyjiä eri näkökulmista oli koko joukko.

Noihin aikoihin luin sosiaalisesta mediasta, että poikkeustilanteessa ja etätyössä esihenkilöllä ei todellakaan ole aikaa “vihdoin purkaa to do -listaa”, vaan tällaisessa tilanteessa pitäisi keskittyä muun työyhteisön tukemiseen. Tämä oli minulle tärkeä viesti. Ensimmäisinä viikkoina keskustelin jokaisen työntekijän kanssa viikottain kahden kesken ja kyselin kuulumisia. Uudistimme viikkorutiinimme etätyöskentelyyn paremmin sopiviksi ja kehitimme sisäistä viestintää, jotta pysyisimme kaikki kärryillä toistemme työstä ja ajankohtaisista asioista. Siitä huolimatta pääsiäisloma tuli kyllä jokaiselle tarpeeseen.

Poikkeusaikoina vertaistuki ja vinkit olivat kultaakin kalliimpia. Muiden opiskelijajärjestöjen pääsihteerien ja toiminnanjohtajien kanssa sain purettua onnistumisia ja epäonnistumisia. Vaihdoimme kokemuksia hyvistä käytännöistä etätyöskentelyn tukemisessa. Vinkkejä sain muun muassa yhteisten kahvihetkien ja muiden kohtaamisten järjestämiseen ja sisäisen viestinnän kehittämiseen.

Jaoimme SYL:ssä avoimesti tunnelmia etätyöskentelystä. Omalla esimerkilläni pyrin luomaan ympäristöä, jossa on sallittua kertoa, että tänään työn tekeminen tökkii. Motivaatio ja jaksaminen etätyökentelyyn tuntuivat vaihtelevan kaikilla aika paljon, ei vain minulla. Etätyössä oli tärkeää ymmärtää, että siinä ei ole mitään hävettävää, jos rakastamani työ ei motivoikaan samalla tavalla, kun työhön ei kuulukaan spontaaneja keskusteluja ja kohtaamisia ihmisten kanssa.

Kokemuksen tuomat vinkit poikkeustilassa ja etätyössä johtamiseen:

  1. Siivoa työpöytä ja keskity muun työyhteisön tukemiseen ja johtamiseen.
  2. Hanki vertaistukea tai ulkopuolista tukea.
  3. Ole joustava ja ketterä. Muuta rutiineja, siirrä työtehtäviä ja priorisoi kriisin käsittelyä.
  4. Johda esimerkillä: jaa omia tuntemuksia, osallistu kahvihetkiin ja ole läsnä.
  5. Piristä ja palkitse. Kiitokset ja pienetkin huomionosoitukset pitävät positiivista henkeä yllä!

Olen todella ylpeä meidän työntekijöistä ja hallituksesta. He ovat olleet kärsivällisiä ja ymmärtäväisiä johtoa kohtaan, ja joustavia ja kunnianhimoisia omissa työtehtävissään. Yliopisto-opiskelijoiden hyvinvoinnin, toimeentulon ja opintojen turvaamiseksi on tehty tänä keväänä tosi lujasti töitä. Kaikki siitä työstä ei näy ulospäin, mutta jokaisen SYL:ssa olevan työpanosta seuranneena voin kertoa, että opiskelijan asia on ollut mielessä päivin, jopa öin.

Sonja Raitamäki
Pääsihteeri

1 Tilaa SYL Blogi RSS-syötteenä >