Torsdagen den 12 mars pågick sektorsmöten inom socialpolitik och kommunikation vid FSF:s kansli. Då började man inse coronapandemins allvar också i Finland. En del av deltagarna i sektorsmötena återvände till sina hemstäder redan följande morgon. Också jag hade med mig en resväska på kansliet den fredagen, eftersom jag skulle till Kuopio på årsfesten för Östra Finlands universitets studentkår. Ännu samma eftermiddag ställdes evenemanget in. På fredagen efter arbetsdagen styrde vi stegen mot en bar för att smälta nyheterna under en afterwork och konstaterade att det kan vara de sista ölen på en bar på ett tag. Och det stämde.
Coronan förde med sig två nya helheter som behövde stöd av ledningen: å ena sidan var det kritiskt att stödja arbetstagarna och styrelsemedlemmarna i deras distansarbete, men även krishanteringen och kriskommunikationen om coronans följder för de studerande togs upp på dagordningen. Personalen vid FSF:s kansli övergick genast i mitten av mars till distansarbete, och samtidigt saknade de bekymrade studerandena sina intressebevakare.
De två första veckorna av distansarbete var ganska kaotiska. Som generalsekreterare insåg jag omedelbart att man måste se till att människorna orkar. Det fanns begränsad tillgång till information, men det fanns en hel mängd frågor och frågeställare kring det ena och det andra.
Vid den tiden läste jag i sociala medier att en chef i undantagssituationer och distansarbete verkligen inte har tid att ”äntligen avverka to do-listan”, utan att man i en sådan situation borde koncentrera sig på att stödja de andra i arbetsgemenskapen. Det här var ett viktigt budskap för mig. Under de första veckorna diskuterade jag varje vecka med var och en av de anställda för att fråga hur de hade det. Vi förnyade våra veckorutiner så att de bättre lämpade sig för distansarbete och vi utvecklade den interna kommunikationen för att hålla oss uppdaterade med varandras arbete och med aktuella frågor. Trots det var alla verkligen i behov av det stundande påsklovet.
Under undantagstiden var kamratstödet och tipsen mer än guld värda. Tillsammans med andra studerandeorganisationers generalsekreterare och verksamhetsledare lyckades jag reda ut framgångar och misslyckanden. Vi utbytte erfarenheter av god praxis när det gäller att stödja distansarbete. Jag fick tips bl.a. om att ordna gemensamma kaffestunder och andra möten och för att utveckla den interna kommunikationen.
Vid FSF delade vi öppet våra stämningar kring distansarbete. Med mitt eget exempel försökte jag skapa en miljö där det är tillåtet att säga att det i dag varit svårt att arbeta. Motivationen och orken att arbeta på distans verkade variera mycket för alla, inte bara för mig. I distansarbetet var det viktigt att inse att det inte är något att skämmas för om jobbet man älskar inte känns motiverande på samma sätt om det inte inbegriper spontana samtal och möten med människor.
Tips om ledarskap vid undantagstillstånd och distansarbete som erfarenheten fört med sig:
- Städa skrivbordet och fokusera på att stödja och leda den övriga arbetsgemenskapen.
- Skaffa kamratstöd eller externt stöd.
- Var flexibel och smidig. Ändra rutinerna, flytta över arbetsuppgifter och prioritera krishantering.
- Föregå med gott exempel: dela med dig av dina egna känslor, delta i kaffestunder och var närvarande.
- Uppmuntra och belöna. Tack och även små bevis på uppskattning upprätthåller en positiv anda!
Jag är så stolt över våra anställda och över styrelsen. De har varit tålmodiga och förstående gentemot ledningen och flexibla och ambitiösa i sina arbetsuppgifter. Det har i vår gjorts mycket stora ansträngningar för att trygga universitetsstuderandenas välbefinnande, utkomst och studier. Allt det arbetet syns inte utåt, men efter att ha följt arbetsinsatsen för var och en som arbetar vid FSF kan jag berätta att vi alla tänkt på studerandena varje dag, ja till och med natt.
Sonja Raitamäki
Generalsekreterare
